Indicazioni operative per la gestione dei metadati degli account dei servizi di posta elettronica dei lavoratori alla luce del nuovo Documento di indirizzo del Garante privacy

• by Lavoro e Previdenza
  
• 23.lug.2024

Confindustria, a seguito del nuovo documento di indirizzo del Garante privacy, ha elaborato una nota di commento, che si allega, recante “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati”, di cui al Provvedimento 6 giugno 2024, n.364,(che modifica e sostituisce il precedente Provvedimento 21 dicembre 2023, n. 642), sulla conservazione dei cc.dd. “metadati” generati e raccolti dai sistemi di posta elettronica.

La Nota, predisposta congiuntamente all’Area Affari Legislativi e Regionali, Diritto d’Impresa, illustra le indicazioni impartite dall’Autorità e fornisce alcune linee guida e indicazioni di carattere operativo per supportare le imprese nella gestione dei metadati in modo conforme agli indirizzi del Garante.

In particolare, Confindustria richiama l’attenzione sulla necessità di verificare i tempi di conservazione dei metadati praticati dai fornitori, le motivazioni di carattere funzionale/tecnico dagli stessi fornite per giustificarne la conservazione per un certo periodo, nonché l’eventuale possibilità di stabilire in autonomia tempistiche di retention differenti e di disattivare le funzioni incompatibili con le proprie finalità del trattamento. Inoltre, si suggerisce di:

a)    fornire ai lavoratori una informativa chiara sul trattamento dei dati personali relativi alle comunicazioni elettroniche che li riguardano;

b)    effettuare ovvero eventualmente aggiornare la valutazione di impatto sulla protezione dei dati personali, cc.dd. DPIA, documentando altresì le esigenze tecniche e organizzative che giustificano l’individuazione di un termine di conservazione dei metadati superiore ai 21 giorni indicati a titolo orientativo dal Garante e aggiornando il registro delle attività di trattamento;

c)    adottare tutte le misure tecniche e organizzative per garantire il rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali e di quella di settore.

Nel restare a disposizione, invio i miei migliori saluti.

Nota di Confindustria

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